BOSS Administratie

Een administratie voeren is verplicht omdat je belasting moet betalen voor de diensten die je uitvoert of producten die je levert. Daarbij is het nodig om een overzicht te hebben van jouw inkomsten en uitgaven, zodat je altijd inzicht hebt in de financiële gezondheid van jouw onderneming. Zo weet je bijvoorbeeld of het verantwoord is om een bepaalde investering of grote aankoop te doen, of je nog een openstaande factuur hebt uitstaan bij een klant, of er een bonnetje/factuur ontbreekt.

De Belastingdienst controleert jouw financiële administratie op correctheid en volledigheid. Zo kan de Belastingdienst bijvoorbeeld bonnen en facturen opvragen tot 7 jaar geleden. Mocht je administratie niet op orde zijn, kun je flinke boetes ontvangen vanuit de Belastingdienst, onder andere voor:

• Het niet of niet op tijd indienen van je BTW of Inkomstenbelasting (IB).

• Het niet op tijd betalen van je aangiftes.

• Uitsturen van niet-kloppende facturen, zoals verkeerde of missende btw.

Om een boete te voorkomen is het verstandig om (een deel van) je administratie uit te besteden aan een boekhouder.

Om te voorkomen dat je bonnetjes kwijtraakt en om onnodige stress en druk te voorkomen, hier een aantal tips om zo efficiënt mogelijk je administratie bij te houden:

• Heb je veel bonnetjes en facturen? Plan dan wekelijks een vast moment in om deze te uploaden.

• Heb je slechts een aantal bonnetjes en facturen per week? Plan dan een vast moment aan het einde van elke maand om deze te uploaden.

• Vaak heeft jouw boekhoudpakket ook een App beschikbaar waarmee je onderweg eenvoudig een foto van het bonnetje of de factuur kunt maken en direct kunt uploaden.

• Kalendermaand voorbij? Lever tijdig je bankafschriften aan. Zodra deze zijn verwerkt is het duidelijk welke bonnetjes of facturen eventueel nog ontbreken, wat een negatief effect kan hebben op jouw BTW aangifte of uiteindelijke winst.

• Bewaar zelf altijd minimaal 7 jaar de originele bonnetjes en facturen die je fysiek hebt ontvangen op één centrale plek. Bewaar ook alles wat je digitaal ontvangt.

Zeker als startende ZZP’er is het soms lastig inschatten of je je financiële administratie moet uitbesteden of niet. De waarde van een boekhouder wordt soms pas zichtbaar na het verwerken van de eerste aangifte en voor een startende ondernemer kan uitbesteden best kostbaar zijn.

Als je zelf je administratie bij gaat houden heb je zelf alle controle over jouw administratie en je hebt lagere maandelijkse kosten.

Maar het is een tijdrovende klus, nadat je een passend boekhoudpakket hebt gekozen en je wegwijs bent geworden met het systeem en de regels, blijft minder tijd over voor het ondernemen. Je zult op de hoogte moeten blijven van de fiscale regels zodat je geen mogelijke boete riskeert en je kunt fiscale aftrekposten vergeten waardoor je belastingvoordeel misloopt bij het indienen van je belastingaangifte. Je kunt facturen en bonnetjes verkeerd inboeken of zelfs helemaal vergeten.

Besteed je je administratie uit aan een boekhouder of accountant, heb je meer tijd over om te ondernemen en weet je zeker dat je BTW en IB aangifte tijdig worden ingediend. Vaak heeft jouw boekhouder een brede kennis van diverse boekhoudpakketten en kun je samen overleggen welke het beste bij jouw onderneming past en je op weg helpen vertrouwd te raken met het systeem.

Ja, een boekhouder of accountant berekenen hun fee aan je door, maar je bespaard geld op de lange termijn doordat je boekhouder slim gebruik maakt van eventuele belastingvoordelen die op jouw situatie van toepassing zijn en geeft je de zekerheid dat je administratie altijd goed geregeld is en foutloos verloopt.